Secretaria De Diretoria

Principais responsabilidades

• Assessorar diretamente a diretoria em atividades administrativas e operacionais;
• Gerenciar a agenda da diretoria, organizando compromissos, reuniões, viagens e demais atividades;
• Controlar e acompanhar pendências, prazos, documentos e solicitações da diretoria;
• Organizar e secretariar reuniões, preparando documentos, atas e materiais de apoio;
• Realizar atendimento telefônico e presencial, recepcionando clientes, parceiros, autoridades e visitantes;
• Filtrar ligações, registrar recados e direcionar solicitações;
• Gerenciar e-mails, correspondências e documentos destinados à diretoria;
• Elaborar, revisar e formatar ofícios, memorandos, cartas, atas, relatórios, planilhas e apresentações;
• Levantar, organizar e acompanhar informações junto aos demais departamentos;
• Acompanhar processos, cronogramas, prazos e demandas da diretoria;
• Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados;
• Apoiar na organização de eventos, reuniões e viagens, incluindo reservas, passagens e hospedagens;
• Elaborar e acompanhar controles e planilhas gerenciais;
• Acompanhar demandas que dependam de liberações e aprovações via sistema;
• Apoiar a diretoria no acompanhamento de demandas estratégicas e administrativas;
• Executar outras atividades relacionadas à função.

Requisitos

• Ensino Médio completo; desejável Ensino Superior em Secretariado, Administração ou áreas correlatas;
• Experiência anterior como Secretária de Diretoria, Secretária Executiva ou em função similar;
• Conhecimento em Pacote Office;
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Organização, discrição e atenção aos detalhes;
• Senso de urgência e capacidade de priorizar demandas;
• Proatividade e agilidade na resolução de situações;
• Facilidade para lidar com múltiplas demandas e prazos;
• Boa postura profissional e relacionamento interpessoal.

Perfil desejado

Buscamos uma profissional organizada, discreta, proativa, ágil e comprometida, com excelente comunicação, senso de urgência, capacidade de priorização e facilidade para atuar com autonomia e administrar informações confidenciais.

É importante ter jogo de cintura, atenção aos detalhes e capacidade de antecipar necessidades da diretoria, mantendo as demandas organizadas e os prazos sob controle.